Kreis Bergstraße (kb). Kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Rückmeldungen, eine Entlastung der Fachkräfte – Die hessischen Landkreise Bergstraße, Waldeck-Frankenberg und der Schwalm-Eder-Kreis haben gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ekom21 im Rahmen des Projektes „ERPEA“ (Entscheidungstool für den Einsatz von Automatisierungstechnologie in der öffentlichen Verwaltung) neue Wege erprobt, um Bürgeranliegen effizienter und verlässlicher zu bearbeiten. Es wurde dazu geprüft, ob sich der Einsatz von „Robotic Process Automation (RPA)“ an beispielhaften Verwaltungsleistungen lohnt. Digitale Software-Roboter übernehmen hier wiederkehrende, klar definierte Routinetätigkeiten in den Verwaltungen – zum Beispiel bei der Bearbeitung von Wohngeld-Anträgen, im Ausländerwesen oder bei Dienstleistungen des Gesundheitsamts.
Im Kontext des Förderprogramms „Starke Heimat Hessen“ haben die Akteure dabei typische Verwaltungsprozesse – etwa Posteingang, Datenerfassung und Querschnittsprozesse – in den IT-Systemen der beteiligten Landkreise analysiert, modellhaft automatisiert und im Produktivbetrieb evaluiert. Dabei kam unter anderem die von der ekom21 zur Verfügung gestellte KI-Assistenz-Software „EMMA“ der Wianco Ott Robotics GmbH zur Simulation menschlicher Tätigkeiten zum Einsatz. Das Ergebnis: Digitale Bots können nicht nur die Ämter entlasten, sondern vor allem die Bürgerinnen und Bürger profitieren durch eine schnellere Bearbeitung, weniger Fehler, kürzere Wartezeiten. So wird die Verwaltung Schritt für Schritt noch bürgerfreundlicher und moderner.
So funktioniert es im Detail: Eine digitale Assistenz-Software übernimmt im Posteingang die Vorsortierung und Zuordnung eingehender Schreiben und digitaler Anträge zu den richtigen Akten und Vorgängen, sodass Anliegen schneller in die eigentliche Bearbeitung gelangen. Ein weiterer Assistent übernimmt die Antragsdaten aus Online-Formularen in die Fachverfahren. Somit werden damit Eingabefehler als auch Rückfragen reduziert. Zusätzlich wurden Prozesse zur automatisierten Ablage von Dokumenten in der digitalen Aktenführung umgesetzt, sodass Unterlagen zügig elektronisch verfügbar sind und Medienbrüche vermieden werden. Insgesamt verkürzen diese Automatisierungen die Bearbeitungszeiten und erhöhen die Verlässlichkeit der Bearbeitung – ein Vorteil, der die Bürgerinnen und Bürger direkt erreicht.
„Automatisierungen können uns das Leben und die Arbeit erleichtern. Bots können monotone Handgriffe und Abläufe ersetzen. Aber, sie ersetzen keine Mitarbeitenden“, betont Landrat Christian Engelhardt. „Mit ERPEA schaffen wir stattdessen Freiräume, damit unser Personal sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, bei denen Erfahrung, Urteilsvermögen und persönliche Kommunikation gefragt sind.“
Auch der vom Projektteam verfasste Abschlussbericht belegt: Bei standardisierten, datengetriebenen und technisch stabilen Abläufen ermöglicht RPA schnellere und fehlerärmere Prozesse, kürzere Bearbeitungszeiten und somit deutliche Effizienzgewinne. Fachkräfte können ihre Kapazitäten und ihre Arbeitszeit auf fachlich anspruchsvollere Aufgaben verlagern – ein entscheidender Faktor, um in Zeiten knapper Personalressourcen die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern. Dennoch: RPA ist kein Allheilmittel. Komplizierte Prozesse mit unstrukturierten Daten, vielen Sonderfällen oder hohem Ermessensspielraum sind in der Regel für eine wirtschaftliche Automatisierung ungeeignet.
„ERPEA – Entscheidungstool für den Einsatz von Automatisierungstechnologie in der öffentlichen Verwaltung“ wird vom Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation durch die Förderung smarter Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ mit 301.500 Euro unterstützt. „Unser Ziel ist es, Kommunen in die Lage zu versetzen, digitale Technologien fundiert zu bewerten und zielgerichtet einzusetzen. ERPEA liefert dafür einen wichtigen Beitrag, neue Technologien realistisch einzuordnen. Denn nicht jede Aufgabe eignet sich für Automatisierung. Mit dem Projekt wurde eine praxisnahe Lösung erprobt, von der möglichst viele Kommunen in Hessen profitieren werden“, sagt Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus.
Die im Rahmen des Förderprojektes gewonnenen Erkenntnisse wurden bei der Entwicklung eines softwareübergreifenden Entscheidungstools genutzt, das nach Abschluss des Projekts von den Projektverantwortlichen für alle hessischen Kommunen demnächst frei zugänglich zur Verfügung gestellt wird. Ermöglicht wird den Verwaltungen hierdurch, eigene Prozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials und ihrer Wirtschaftlichkeit mithilfe eines Modells anhand fester Bewertungskriterien einzuordnen. Hierdurch entsteht ein objektives Bild, das aufzeigt, ob sich der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in einem konkreten Prozess lohnt.